O Fechamento de Ponto é uma tarefa que demanda tempo e atenção. Todos os meses, o setor de Recursos Humanos tem a missão de contabilizar corretamente a jornada de trabalho de todos os funcionários(as) naquele mês e contabilizar os devidos valores. Para facilitar esta demanda, separamos 5 dicas, confira!

 

O que é o Fechamento de Ponto? 

Segundo o Jornal Contábil, o Fechamento de Ponto é o ato de concluir, sempre ao final e início de todo mês a jornada do trabalhador e seus devidos ganhos. Também conhecido como livro de ponto, este é um documento que contém os registros de horários de cada funcionário da empresa. É extremamente importante esses dados, já que é por meio dele que é finalizada a folha de pagamento.

No momento do Fechamento de Ponto é possível conferir ainda:

• Situações de atraso;
• Horas extras;
• Faltas justificadas e não justificadas;
• Entre outras informações importantes para o RH.

 

Leia também: Funções do software de folha ponto que facilitam a gestão no RH

 

O que a CLT diz sobre o Fechamento de Ponto?

Segundo o Art. 47 do Decreto Lei nº 5.452/43 da CLT, toda empresa, com mais de 20 funcionários, deve ter um registro de entrada e saída dos seus colaboradores, ou seja, uma folha ponto de horários. Sendo assim, esta é uma forma de garantir segurança aos colaboradores e colaboradoras e ainda às empresas. 

Ainda com informações do Jornal Contábil, sabemos que:

• O RH é responsável por orientar o funcionário ou funcionária sobre o correto preenchimento do documento de folha ponto; 
• No final de cada mês o responsável pelo RH ou DP deve entregar o registro de ponto para conferência e assinatura do colaborador ou colaboradora; 
• O documento é de caráter jurídico e portanto, deve ser arquivado pela empresa;
• Caso o funcionário(a) não assine o documento ele(a) pode ser penalizado(a) com uma advertência.

 

Desafios no Fechamento de Ponto?

O trabalho de Fechamento de Ponto é extremamente necessário em uma empresa. Entretanto, esta é uma tarefa que pode resultar em uma série de desafios. Principalmente, a depender da quantidade de colaboradores(as) de uma instituição. Afinal, quanto mais funcionários(as) no local, mais trabalhoso e numeroso será esse processo. 

Entre as principais dificuldades podemos destacar:

• O volume de demandas nesse período, que é maior, devido ao Fechamento de Ponto; 
• O cálculo correto de impostos e contribuições obrigatórias, que podem causar confusões; 
• As diferentes contribuições e descontos de cada funcionário(a), que também podem causar confusões, já que os cálculos e jornadas não são todos iguais; 
• Cuidar das diferentes funções, além do Fechamento de Ponto, já que, é papel do RH também fazer: recrutamento e seleção de novos(as) candidatos(a), integração, treinamento e desenvolvimento, avaliação de desempenho, comunicação interna e desligamentos.

 

Dicas para facilitar o Fechamento de Ponto 

Pensando em todo o trabalho e dificuldades que podem fazer parte do processo de Fechamento de Ponto, trouxemos algumas dicas para facilitar. Confira!

 

• Automatizar processos 

Automatizar processos pode ajudar a equilibrar as tarefas no RH, que no dia a dia, principalmente durante o Fechamento de Ponto, são corridas. Inclusive, esta é uma das principais tendências para o setor de Recursos Humanos em 2023. Essa facilidade em realizar processos mais repetitivos, possibilita aos profissionais o desenvolvimento de competências cognitivas. Ou seja, dando tempo para se dedicarem a tarefas mais estratégicas.

 

• Utilizar software de Gestão de Ponto

O Software de Gestão de Ponto é utilizado desde a regulamentação da Portaria 671, em março de 2022. É um recurso econômico e moderno para registrar os horários dos colaboradores. A sua vantagem está também nos formatos, que podem ser online e offline. Ideal para colaboradores que possam estar em locais sem sinal de rede. 

Além disso, é uma solução econômica, já que é possível utilizar smartphones, computadores e tablets no momento da assinatura, sem necessitar de investimento em outros equipamentos, como os relógios de pontos, por exemplo. Ou seja, mais dinamismo e ainda praticidade. 

 

• Utilizar registrador de ponto eletrônico

Outra dica importante desta lista é a utilização de registrador de ponto eletrônico. O mercado já dispõe de diferentes tipos de produtos com recursos e funcionalidades otimizadas, tais como:  com leitor de biometria, proximidade e senha. O recurso torna o processo mais fácil e prático, já que é preciso acompanhar a jornada dos funcionários(as) de maneira correta e ainda contabilizar isso ao fim de todos os meses. 

 

• Se atente às legislações vigentes

É importante estar atento(a) às legislações vigentes, visto que elas podem mudar ou serem atualizadas a qualquer momento. O não acompanhamento correto deste ítem pode resultar em multas, processos trabalhistas, entre outras punições. Então, se atenha a isso e conte com ferramentas que estejam atualizadas com as Leis mais recentes, como por exemplo, a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). 

 

• Distribua corretamente a demanda entre a equipe

Já ouviu falar que “duas cabeças pensam melhor que uma”? Pois é, isso também se aplica aqui. É importante contar com uma equipe bem preparada e dividir a demanda corretamente. Separe bem as tarefas e certifique-se de que todos estão devidamente treinados para isso. O processo tende a se tornar mais fácil e menos pesado para quem estiver envolvido. 

 

Solução Loja do Ponto

A Loja do Ponto está há mais de 15 anos no mercado, trabalhando com uma solução completa para o setor de Recursos Humanos e Departamento Pessoal. Seja qual for a sua necessidade, nosso time está pronto para lhe atender. Faça sua gestão de ponto em um só lugar e com: 

• Segurança de dados; 
• Folha ponto automática; 
• Sistema em nuvem; 
• Aplicativo de celular; 
• Adequação à LGPD 
• Atualização automática
• Suporte técnico personalizado.

 

Conclusão

Investir em padronização de procedimentos e contar com a tecnologia para otimizar o trabalho é a chave para facilitar o Fechamento de Ponto. Conte nos comentários: qual dica mais chamou a sua atenção?