Rotina do departamento pessoal: como otimizar processos com GFIP

Faz parte da rotina do departamento pessoal o recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) e de informações à Previdência Social, a GFIP. Para entender melhor o que é, como funciona e os prazos, trouxemos um texto apenas sobre isso hoje. Confira!

O que é GFIP?

De acordo com as definições da Secretaria da Fazenda do Governo do Estado de São Paulo, a GFIP é uma guia de recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) e de informações à Previdência Social. Desta forma, o documento contém as informações de vínculos empregatícios e remunerações. Essa emissão ocorre por meio do aplicativo SEFIP, que é um sistema desenvolvido pela Caixa Econômica para o empregador.

Em maio de 1999, a Lei nº 8.212/91 foi alterada, obrigando as empresas a prestarem ao INSS informações relativas aos fatos geradores de contribuições previdenciárias. Além disso, outras informações que compõem a base de dados para fins de cálculos e concessão de benefícios previdenciários.

Para que serve o GFIP?

Segundo o Jornal Contábil, entre os principais objetivos do GFIP estão:

Comprovar, dentro de um único documento, as remunerações recebidas pelo funcionário enquanto prestador de serviço;
Atestar o tempo total de contribuição do trabalhador;
Tornar mais ágil o acesso e aumentar a confiabilidade das informações referentes ao período trabalhista do colaborador.

O Guia Trabalhista destaca ainda que, essa declaração é uma forma de “desobrigar o segurado, gradativamente, do ônus de comprovar o tempo de contribuição, a remuneração e a exposição a agentes nocivos, no momento em que requerer seus benefícios”.

Ou seja, uma série de vantagens e facilidades para o empregado e o empregador. Isso porque, torna-se mais fácil declarar todas essas informações em um único documento, do que realizar esta atividade para cada dado necessário.

Quem pode e quem deve emitir o GFIP?

De acordo com o Manual da GFIP/SEFIP para usuários do SEFIP 8.4, formulado pela Caixa Econômica, Receita Federal e Secretaria da Previdência e Trabalho, devem recolher e informar o GFIP:

Pessoas físicas;
Pessoas jurídicas;
Os contribuintes equiparados a empresa estão sujeitos ao recolhimento do FGTS.

Vale destacar ainda que, aqueles que se encaixarem nesses requisitos, mas não apresentarem seu GFIP, estão todos sujeitos a penalidades como:

Multas;
Impedimento para a obtenção de CND e para a emissão da Certificação de Regularidade perante o FGTS, mesmo após o pagamento da multa.

Para estar dentro da lei e evitar punições é importante se atentar aos prazos, assunto que iremos destacar mais nos próximos itens, continue a leitura!

Vantagens de emitir o GFIP

Engana-se quem pensa que emitir o GFIP é só mais um dever burocrático. Há sim vantagens, vamos destacar aqui algumas, conforme destacadas pelo Jornal Contábil:

Maior segurança

Sim, emitir o GFIP pode dar maior segurança ao trabalhador e empregador. Isso porque os dados do usuário poderão ser acessados apenas de forma exclusiva, pelo governo. Além disso, é uma forma de garantir que o colaborador tenha seus devidos direitos perante ao INSS no futuro.

Agilidade

É muito mais fácil e prático para o empregador registrar as informações, já que, o GFIP o FGTS e a Previdência Social em uma única emissão.

Otimização

O GFIP é uma substituição ao GRE-FGTS, ou seja, veio para simplificar a quantidade de documentos e informações necessárias para a Previdência Social. Desta forma, mais praticidade e menos burocracia para o empresário.

Quais dados devem constar no documento de GFIP?

Ainda segundo informações do Jornal Contábil, devem constar no documento de GFIP:

Recolhimentos referentes ao FGTS;
Ocorrências responsáveis por gerar a GFIP;
Remuneração bruta do funcionário;
Dados e informações sobre o funcionário;
Valores que serão pagos ao INSS;
Informações relacionadas ao negócio.

Quando devo enviar GFIP?

Deve ser entregue a GFIP até o 7º dia do mês seguinte ao da competência. Caso não haja expediente bancário exatamente nesta data, a data deverá ser antecipada para o dia anterior.

Contabilização na folha de pagamento

O Serasa Experian explica que as informações da GFIP estão diretamente ligadas a vínculos empregatícios. Ou seja, é importante ainda, ter um bom controle da folha de ponto do funcionário, para assim, ter os registros corretos de todas as contribuições que são devidamente solicitadas.

Dica da Loja do Ponto

Para não ter dificuldades na hora de prestar todas as declarações exigidas pelo Governo, assim como a GFIP, invista em um bom software de ponto. Ferramentas como essas são essenciais para ajudar e facilitar a demanda para o departamento de pessoal.

Além dessa vantagem, ferramentas de softwares de ponto ajudam a:

Analisar de forma estratégica os indicadores do RH;
Controle das datas de férias de todos os colaboradores;
Efetuar a gestão de pessoas de forma mais prática e precisa;
Acompanhar os índices de turnover.

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Conclusão

É importante, com todas as informações que trouxemos hoje, ficar atento aos requisitos e prazos para a declaração da GFIP, para assim, não ser penalizado. Porém, o documento claramente já facilitou muito o processo desses itens importantes de serem declarados.

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